Kako učinkovito organizirati stručni skup?

Generalno gledano, stručni i poslovni skupovi ne predstavljaju cilj sam po sebi, već su sredstvo prema određenom cilju. Stručni skup je najčešće cilj prema viziji i misiji organizatora - tvrtke ili društva.

Osnovna zadaća stručnih i poslovnih skupova je u povezivanju:

• povezivanju među sudionicima
• povezivanju sudionika sa predavačima  
• povezivanju individualnih sudionika sa strukovnom zajednicom i strukom
• povezivanju pitanja sa odgovorima
• povezivanju problema sa rješenjima

Svaki stručni skup ili event da bi bio uspješan mora imati jasno definirane ciljeve. Ciljevi predstavljaju referentne točke za organizatore, predavače, dobavljače, te sve ostale sudionike uključene u organizaciju, koji kreiraju, promoviraju, realiziraju i na kraju ocjenjuju stručni skup ili event.

Kod organizacije stručnih i poslovnih skupova danas:

• Nije važna isključivo FUNKCIONALNOST već se velika pažnja pridaje DIZAJNU

Traži se da materijali vezani uz registraciju sudionika (prijavni obrazac, brošura sa programom, pozivnica, itd.) kao i svi ostali elementi konferencije (dekoracija dvorane, raspored sjedenja sudionika, registracijski desk, itd.) budu funkcionalni, to je činjenica. Međutim, dodatnu vrijednost čini oku ugodan estetski dizajn svakog od navedenih elemenata. U kreiranju stručnog skupa ili konferencije važno je pažnju pridodati osjetilnim komponentama: vizualnom, zvukovnom i mirisnom.

• Nisu važni samo ARGUMENTI, važna je i PRIČA

Kod promocije stručnog skupa potrebno je ispričati priču o iskustvu učenja koje sudionici mogu očekivati, dok će iskustvo sudjelovanja na stručnom skupu biti priča koju će sudionici dalje podijeliti sa svojim kolegama.

• Nije važna samo LOGIKA već i EMPATIJA

Isključivo tehnička stručnost pojedincu zasigurano neće osigurati veliki uspjeh. Većina ljudi koja je apsolvirala visoko obrazovanje stekla je znanje i vještine usko vezane uz određenu struku, što je jasno vidljivo na stručnim skupovima. Konferencije i skupovi trebali bi ponuditi mogućnosti učenja i napretka u "novim" stručnim znanjima koje bi sve osobe trebale posjedovati, bez obzira na profesiju, a radi se o vještini međusobne komunikacije, grupnom radu (teamwork), vođenju radionica (moderatori), umijeću prezentiranja, itd.

• Nije važna samo OZBILJNOST, važna je i IGRA

Ljudi su željni slobodnog vremena, prezasićeni informacijama i pod jakim stresom. Odlazak na stručni skup ili konferenciju u pravilu ne bi trebao predstavljati godišnji odmor, ali svakako može biti prilika za organizatore da sudionicima omoguće povratak na posao sa više energije i entuzijazma, uvodeći zabavu i igre u kongresni program.

• Nije važno samo AKUMULIRANJE informacija već i njihov SMISAO

Ljudima nisu potrebne dodatne informacije. Ono što im treba su korisne i vrijedne informacije vezane uz njihovu struku, koje se mogu primijeniti u svakodnevnoj praksi.

Izvor: "Professional Meeting Management: Comprehensive Strategies for Meetings, Conventions and Events", Fifth Edition, PCMA - Professional Convention Management Association, Kendall/Hunt Publishing Company